"コロナ禍"の保護者・生徒と学校をつなぐ架け橋として「ウェブでお知らせ」を積極的に活用

導入事例
東京農業大学第一高等学校
東京農業大学第一高等学校中等部

2020年春以降の社会生活を一変させた新型コロナウイルスの感染拡大は、学校と家庭の連携にも多大な影響を及ぼしました。2017年から「ウェブでお知らせ」を導入している東京農業大学第一高等学校・中等部では、その状況下でサービスの多彩な機能を存分に活用。不安を抱える保護者や生徒に対し、きめ細かな情報発信を行い、その不安を和らげました。同校の「ウェブでお知らせ」導入の背景や利用メリット、さらに“コロナ禍”という非常時における活用法を紹介します。

導入の背景

電話連絡における教員の負荷軽減などを目的にセキュリティと
効率に優れたコミュニケーションサービス導入を検討

東京農業大学第一高等学校は、1949年に旧制東京農業大学予科を前身として設立。2005年4月に中等部が開設され、6年間の中高一貫校として新たに開校しました。東京農業大学の精神である「質実剛健」と「自主独立」を校訓とし、やはり大学から受け継いだ「知耕実学」を教育理念に掲げています。それは実学によって「知」を深く耕すということであり、実際に本物を見たり、触れたり、感じたりする体験を通して、自分で考えて答えを導き出す実学教育を実践。多彩な体験学習に加え、中高の壁を取り払って放課後に開講される「一中一高ゼミ」など、特色のあるカリキュラムが用意されています。

従来、同校では保護者との連絡は主に電話と紙媒体によって行われていました。その際、教員が電話連絡によって多くの時間を費やすことに課題を感じていたといいます。また専用サイトを開設し、そこから臨時休校などの連絡を発信できる環境を構築していましたが、一斉メールなどの仕組みはありませんでした。そのため、緊急時の連絡は電話でのやりとりが中心にならざるを得ず、教員の負担は大きなものになっていました。

東京農業大学第一高等学校
東京農業大学第一高等学校中等部
高等学校 教頭
秋元 尚美氏

「学校行事に加えてクラブ活動での連絡も多く、個人情報を守りながら、効率よく保護者や生徒に一斉連絡ができるようなサービスを導入したいと考えました」と、当時総務部長として導入検討の先頭に立っていた秋元尚美先生(現・高等学校教頭)は振り返ります。

サービス選択の要因

優れたユーザビリティに加え、
多彩な機能に将来性を感じて採用を決定

新しいコミュニケーションサービス導入の必要性を感じていた時期、折よくNTTレゾナントから「ウェブでお知らせ」の紹介を受けた同校は、約半年の検討・準備期間を経て、2017年9月からサービスの運用をスタートさせました。秋元先生は採用に至ったポイントを挙げます。

「第一印象は、非常に使いやすいというものでした。機能が豊富で、将来的な活用の広がりも期待できました。我々としても初めて導入するコミュニケーションサービスですし、まずは掲示板機能から始めて、徐々に利用する機能を増やしていければいいのではないかと考えました。とりわけ欠席等届出機能に対しては、現状の業務をかなり改善できるのではという期待が大きかったですね」

それまで同校では、欠席や遅刻の連絡は警備室の電話で受けていました。警備員がメモを取り、それをFAXで職員室に送り、クラス担任が確認するというフローになっていました。手間がかかるうえに、朝の特定の時間帯に電話が集中するので、クラス担任の先生はもちろん、警備員の応対業務は多忙を極めていたといいます。

保護者会の理解も得られ、「ウェブでお知らせ」の導入はスムーズに決定しましたが、同校では保護者に加え生徒にもIDを付与するため、運用に先立って6学年約1,600名の生徒、さらにその保護者のID登録という業務が発生しますが、この登録作業を、すべてNTTレゾナントが代行し、円滑に運用開始に至ることができました。

導入効果

休校措置を経てコミュニケーションサービスの役割や存在感が急拡大。アンケート機能を使った健康チェックに大きなメリット

徐々に利用範囲を広げていく方針を定めた同校では、クラブ活動の連絡業務に多目的掲示板機能を利用することからスタート。2019年度からは、メッセージや欠席等届出などの機能活用を本格化させました。秋元先生は、当初から期待されていた欠席等届出機能の利用メリットに触れます。

「朝の特定の時間帯を狙って電話をかけることの手間やストレスから開放されますので、保護者の皆さんからは『本当に楽になった』と評価されています。また、クラス担任の毎朝の稼働の削減はもちろん、電話の応対に追われていた警備員も本来の業務に専念できるようになりました」

こうして利用範囲を拡大してきた「ウェブでお知らせ」ですが、2020年4月以降、新型コロナウイルスによる一斉休校措置、分散登校という状況において、その利用頻度や存在感が急激に拡大しました。総務部長として現在運用を統括している福田博文先生は、当時を振り返ります。

東京農業大学第一高等学校
東京農業大学第一高等学校中等部
総務部 部長
福田 博文氏

「やはり保護者の皆さんは、『これからどうなるのか』といった不安が大きく、電話やメールでのお問い合わせがひっきりなしに入ってきました。そのため頭を抱える担任も多く、何かいい方法はないかと考え、NTTレゾナントに相談しました。それまで保護者からの問い合わせが多い事項を多目的掲示板に掲示していましたが、オンライン授業が定着するにつれ、授業関係の多くの掲示に埋もれ始めてしまい、思うように見てもらえないことが課題となっていたのです。そこで、従来の多目的掲示板とは別に、『学校からのお知らせ』という名称で、もう1つメニューを設置し、保護者の目に留まりやすくしてもらいました。

さらに、従来は学校から保護者へ連絡するだけの片方向だったメッセージ機能についても、休校期間中限定で、『学校へのお問い合わせ』というメニューを設置してもらい、保護者からの連絡を受け付け可能にしました。このように臨機応変な対応をとることで、コロナ禍で混乱する学校と家庭とのコミュニケーションの交通整理を図ることができました。

また、アンケート機能を使った健康チェックの効果は非常に大きいと思います。これは通常の登校に戻った現在でも継続しており、生徒と家族の体温などの健康状態を毎朝アンケート回答という形で報告してもらうことで、担任が確実かつスピーディに状況を把握できます。回答がなかった生徒のみ登校時に検温を行えばいいので、校門で全校生徒の検温を行う必要はありません」

秋元先生は、締めくくりに“コロナ禍”を経験している中の「ウェブでお知らせ」の役割を話しました。

「“コロナ禍”という状況を経験し、『ウェブでお知らせ』は本当に不可欠な存在になりました。教員の業務負荷軽減はもちろん、副次的な効果として、紙媒体が無くなったことでペーパーレスにも大いに貢献しています。これからも、保護者・生徒と学校をつなぐコミュニケーションサービスとして重要な役割を担ってもらいたいと考えています」

旧制東京農業大学予科を前身として1949年に高等学校を設立。2005年に中等部が開校し、男女共学の6年間一貫教育校となった。東京農業大学の精神を受け継いだ「知耕実学」を教育理念に掲げ、理論に加えて実際の経験を通して知識を深めていく教育を実践している。東京農業大学と連携したさまざまな体験学習や中高を横断した放課後のゼミなど、他校にはないユニークな教育プログラムも組まれている。東京農業大学の併設校であるが、東京農業大学に限らず、幅広い分野に進む生徒が多数を占める。国公立大学に多くの合格者を出す進学校である。

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