保護者や教職員の負荷を
軽減し確実な情報伝達を
実現する連絡環境を構築

導入事例
筑波大学附属駒場中・高等学校

「働き方改革」が社会的なキーワードとなっているいま、教育現場においても教職員の業務負荷軽減や労働時間短縮が重要なテーマとなっています。同時に、個人情報保護への取り組みも不可欠な課題であり、効率的かつセキュアなコミュニケーションが求められています。今回は2018年9月から「ウェブでお知らせ」の利用をスタートした筑波大学附属駒場中・高等学校に、導入経緯やサービスの活用シーンなどを伺いました。

導入の背景

保護者へ確実な情報伝達を行うと同時に
PTA役員の心的負荷・教職員の業務負荷軽減を図る

「つくこま」の通称で知られる筑波大学附属駒場中・高等学校。中学校からの入学者には6年間の中高一貫教育を提供する国立大学附属の男子校であり、「自由闊達の校風のもと、挑戦し、創造し、貢献する生き方をめざす」ことを学校目標に掲げています。進学校として広く知られていますが、学業だけでなく、学校行事やクラブ活動にも力を入れ、全面的な人格形成を促進し、社会においてリーダーとして活躍できる人材の育成を目指しています。

同校では従来、学校から保護者へ連絡を行う場合は、生徒にプリントを渡すという手段を取っていましたが、2018年9月にNTTレゾナントの「ウェブでお知らせ」を導入し、コミュニケーションのあり方を一新しました。その導入を推進し、現在高等学校の副校長を務める梶山正明先生に背景や導入の目的を伺いました。

筑波大学附属駒場高等学校
副校長
梶山 正明氏

「本校では、保護者間の連絡は主にメールを利用していました。PTAの総務委員の方々がクラス分のメールアドレスを管理していたのですが、個人情報の管理を厳しくしなければならない社会情勢にあって、それを管理する委員の皆さんの心的な負担が大きくなっていたのです。また学校から保護者への連絡は、主に生徒にプリントを配布するという手段を取っていたのですが、自由な校風の中で伸び伸びと生活している生徒が多いせいか、連絡が保護者へ届かないケースがしばしばありました。緊急時の連絡については、既に他社のサービスを導入していましたが、緊急時の使用に限定されていたため、これらすべてのコミュニケーションを包括的かつ効率的に行えるサービスを探していました」

そこで同校では、栄光学園様が「ウェブでお知らせ」を利用されているということを聞き、NTTレゾナントに問い合わせを行い、本格的に導入検討に着手しました。

サービス選択の要因

教職員の負荷軽減を図れる「欠席等届出」機能に注目
コスト負担を含め保護者からも賛同を得られる

同校では新しいコミュニケーションサービスの候補を「ウェブでお知らせ」に絞り込み、教員はもちろん、PTA役員にもデモを実施し、検討が進められました。

「機能的にも我々のニーズに合致するものであったのですぐに候補を『ウェブでお知らせ』に絞り込みましたが、導入に向けての1つのハードルがコストでした。サービスの利用料金を保護者に負担していただくため、PTAの年会費を値上げする必要があったのです。しかしながら連絡の徹底や効率化が図れることに加え、個人情報の管理から解放されるということもあり、保護者の皆さんから賛同を得ることができました。その際、NTTレゾナントがPTA役員に対して保護者側にどんなメリットがあるかデモンストレーションしてくれたことが、後押しになったと思います」(梶山先生)

「ウェブでお知らせ」には、多彩な機能がありますが、その中で特に注目されたのは「欠席等届出」機能であったといいます。従来同校では、毎朝の欠席や遅刻の連絡は、留守番電話にメッセージを吹き込んでもらい、一定の時間を過ぎた時点で事務の担当者が録音を再生してメモを起こし、担任教師に手渡すという手順で行っていました。その後、効率化から数年前より学年別の担任グループのメーリングリストにメールで連絡を受けるという方法に変更しましたが担任クラスに関する欠席連絡であるかを確認する必要があるため、忙しい朝においては手間のかかるものでした。

それに対し「欠席等届出」機能を利用すれば、保護者からの連絡は担任ごとに直接確認できるため、従来の労力が大きく軽減されます。また、病気での遅刻予定から欠席に変わる場合も届出を変更することができるため、担任が生徒の状況をリアルタイムに把握できるメリットも得られます。

導入にあたっては、段階的に利用方法を拡大させて行きたいという考えもあって、従来の保護者同士のコミュニケーションをやめて一旦担任が連絡事項を預かり、担任からクラスの保護者に向けて情報を発信するという1ステップ増える手順に変更しましたが、PTAの総務委員の負荷が軽減されるため、反対はなかったといいます。

導入効果

保護者に届いていることが分かる安心感に加え
働き方改革の視点でも効果を発揮

こうして同校では、2018年9月から「ウェブでお知らせ」の利用を開始。約1年が経過した中で、どのようなメリットや導入効果が生まれているのか、中学校副校長を務める町田多加志先生は、こうコメントします。

筑波大学附属駒場中・高等学校
中学副校長
町田 多加志氏

「本校は、朝と下校前にホームルームを行わないこともあり、生徒が保護者からの回答のプリントを持ってきていても、うっかり担任に渡すことを失念してしまうというケースがありました。ただ、『ウェブでお知らせ』導入後の現在ではそのようなこともなくなったうえ、伝わったことが確認できますので、安心感が生まれています。また、マルチデバイス対応であるため、スマートフォンや携帯電話からも発信や確認ができます。私は毎朝、通勤途中にスマートフォンで確認していますが、学校に着く前に生徒たちの状況を把握できることは非常に有益です」

また、前に挙げた「欠席等届出」機能は、欠席等の理由を書き込めるために、担任はもちろん、保健室の養護教諭にも情報共有されています。インフルエンザの流行時には、毎朝クラスごとや学年ごとの状況を細かくチェックでき、学級閉鎖の判断もスピーディーに行えるようになったといいます。

加えて、アンケート機能も効果的に利用されているとのこと。梶山先生は、学校行事を事例とした導入効果やそれに伴う教員の負荷軽減について触れます。

「本校は学校行事が多いこともあり、アンケート機能を非常によく使っています。まず校外での行事の際には必ず参加届を出してもらいますが、アンケート機能を使えば、確実に集計することができます。また文化祭の際の模擬店のチケット販売や、音楽祭の模様を収録したDVDの販売などでも、用紙による申し込みからアンケート機能を通した申し込みへ移行しており、教員の負担もかなり減っています。教職員の働き方改革という視点でも効果が得られていますし、プリント類が激減したので、ペーパーレス化も図られていると思います」

段階的に利用方法を拡大させていきたいという考えの同校では、現在は生徒を「ウェブでお知らせ」の連絡対象としておらず、クラブ活動などでの活用やアルバム機能も利用していません。ただ今後は要望の声にもより耳を傾けて行き、適宜見直しを行っていきたいとのことです。これからも学校と保護者、いずれは生徒も含めたコミュニケーションを「ウェブでお知らせ」がつないでいくことでしょう。

筑波大学附属駒場中・高等学校

東京都世田谷区池尻4丁目7番1号

東京農業教育専門学校の附属中学として1947(昭和22)年に開設。1950年に高等学校を開校し、東京教育大学の附属を経て、1978年から筑波大学の附属となる。校風は「自由闊達」であり、「挑戦し、創造し、貢献する生き方をめざす」ことを学校目標としている。学業、学校行事、クラブ活動という3つの教育機能を充実させ、勉学に偏らない人格形成を目指している。各種の学校行事や生徒会、自治会活動、クラブ活動、校外学習などが生徒の手によって自主的かつ主体的に運営されていることも大きな特徴である。中学と高校を併設する男子校であり、東京大学や国公立大学医学部への高い進学率を誇っている。

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